Team Olivia är ett ledande vård- och omsorgsbolag med cirka 13 000 medarbetare i Sverige, Norge och Danmark. Verksamheten bedrivs på över 200 orter vilket ställer höga krav på att IT-miljön är ändamålsenlig och robust.

Utmaning

Team Olivia hade en printlösning som inte levde upp till verksamhetens behov. Eftersom de har byggt sin IT-lösning på Googles G-suite är de helt beroende av Google Cloud Print. Något som inte alla tillverkare stödjer fullt ut på ett bra sätt. Team Olivia hanterar dessutom personuppgifter varför det också är viktigt att lösningen klarar av att leverera säkra utskrifter.

“Vi har letat med ljus och lykta efter en lösning med säker utskrift som fungerar tillsammans med Google Cloud Print, utan krav på ett gemensamt internt nätverk eller lokala utskriftsservrar. Men vi lyckades inte hitta någon lösning som fungerade fullt ut för oss”, säger Adam Nerell, CIO på Team Olivia.

Team Olivias geografiska spridning med små kontor ställer stora utmaningar på drift, underhåll och övervakning av skrivarna. Ofta är det små kontor, utan dedikerad IT-personal eller uppkoppling till interna nätverk.

För oss som inte har någon IT-personal på kontoren är utmaningen att få skrivarna, som har en tendens att alltid krångla, att fungera. I värsta fall låser vi upp två resurser vid problem – en anställd på plats och supportpersonal i telefon.

Adam Nerell, CIO Team Olivia

Lösning

I första mötet med Infront satte Team Olivia upp 4 kriterier som behövde finnas i den nya lösningen:

  1. Leverantören ska kunna garantera att skrivarna kommer att fungera utan problem med Google Cloud Print
  2. Skrivarna ska rapportera fel och toner-status automatiskt, utan krav på lokala servrar eller interna nätverk
  3. Firmware-uppgraderingar på maskinerna ska skötas av leverantören under skrivarens livstid
  4. Lösningen måste kunna hantera säkra utskrifter

Utifrån dessa 4 kriterier gjorde Infront en grundlig genomgång av de större tillverkarna på marknaden och hittade två tillverkare som bedömdes leva upp till kraven och som också hade gott renommé i branschen. Tillsammans med Team Olivia besöktes respektive leverantör som fick demonstrera sina lösningar och funktioner. Efter en utvärdering blev det tydligt att en av leverantörerna – Kyocera, helt levde upp till alla uppsatta krav och kriterier samtidigt som de hade en attraktiv prisbild.

”Vi har varit ganska tuffa under processen, ställde höga krav på funktionalitet och service och ville inte betala mer än vi gjorde tidigare. Det finns många oseriösa aktörer i skrivarbranschen men med Infront har vi upplevt en stor tydlighet och transparens. Vi uppskattar den öppna och ärliga dialogen och nu har vi full kontroll på avtal och kostnader” säger Adam.

Resultat

Team Olivia och Infront genomförde en testinstallation av Kyoceras lösning på Team Olivias huvudkontor som föll mycket väl ut.

“För första gången på flera år så visade mina medarbetare på IT en entusiasm och glädje kring print. De märkte att med den nya lösningen kunde man inte bara leva upp till, utan till och med överträffa, organisationens förväntningar. Det var som natt och dag jämfört med den tidigare lösningen” berättar Adam.

Utöver det som var direkt kopplat till skrivarfunktionen tog Infront ett helhetsgrepp kring hela beställningsprocessen som nu sköts helt elektroniskt utan att avtal ska postas fram och tillbaka vilket sparar både tid och pengar för båda parter.

”För oss har det blivit mycket enklare eftersom allt kan skötas på distans, skrivarna hanteras via Kyoceras molntjänst det finns numera tydliga och fungerande processer för vem som gör vad”, fortsätter han.

Framgångsfaktorer:

  • Genomtänkt kravställning från Team Olivia

  • Transparent och tydlig kommunikation under hela processen

  • Grundligt och uthålligt förarbete

  • Tydlig ansvarsfördelning, båda partner visste vad som förväntades av dem

I samarbete med